In prossimità della presentazione del nuovo catalogo Pasqua 2007, ho pensato bene di far girare in azienda questo documento che, a mio avviso, sintetizza molto bene quelle che sono le regole fondamentali per preparare una buona presentazione.
Il testo è un po' lungo ma vale la pena leggerlo fino in fondo.
Per quanto mi riguarda, gli effetti di questo testo li potrò verificare fra qualche giorno.
Uno strumento eccezionale, se utilizzato correttamente
Linee guida per gli utenti dei PC aziendali
Cherie Kerr sa che PowerPoint può essere allo stesso tempo uno strumento di provocazione e di persuasione nelle riunioni di affari.
Ma sa anche che può verificarsi la situazione esattamente opposta.
“Può essere il tuo migliore amico”, spiega Santa Ana, consulente californiano di relazioni pubbliche. “Ma bisogna saperlo usare correttamente.”
La duplice opinione sul popolare programma per presentazioni e grafica di Microsoft riflette un dibattito che anima il mondo aziendale e quello accademico. Se sono molti quelli che sfruttano le potenzialità di PowerPoint per trasformarlo in un potente strumento di business, per altri invece è un ostacolo all’interazione e confonde, distorce e addirittura soffoca la comunicazione.
Ma, come sottolinea Kerr, tutte le discussioni sui meriti e demeriti di PowerPoint non fanno che esemplificare l’importanza di utilizzare il programma in modo che risponda al meglio alle proprie esigenze. Ecco 10 suggerimenti per utilizzare PowerPoint per presentazioni brillanti e intelligenti.
1. Priorità dell’obiettivo sottolineata da materiale convincente
Da un certo punto di vista, la facilità di impiego di PowerPoint potrebbe trasformarsi nel suo peggior nemico. Per quanto semplice e coinvolgente risulti per la costruzione di diapositive e grafica che richiamano l’attenzione, non si può dimenticare che PowerPoint non è autonomo. Gli spettatori vogliono ascoltare un oratore e non semplicemente fissare immagini visualizzate su uno schermo. È importante sviluppare un programma efficace basato su PowerPoint, senza però dimenticare che i commenti dell’oratore devono essere altrettanto avvincenti. “PowerPoint non fa le presentazioni, PowerPoint crea diapositive”, afferma Matt Thornhill, presidente di Audience First, un’azienda di Midlothian (Virginia) che offre formazione per presentazioni. “Non si può dimenticare che le diapositive devono essere utilizzate come supporto alla presentazione orale.”
2. La semplicità prima di tutto
Raramente assistiamo a presentazioni con PowerPoint e altri programmi in cui l’oratore appare pronto a proporre il suo programma. Alla fine risulta chiaro che l’oratore si è lasciato prendere da tutte le trovate, effetti speciali e gingilli disponibili. Tuttavia le presentazioni PowerPoint più efficaci sono semplici: grafici di facile interpretazione e immagini che riflettono quello che l’oratore sta dicendo. Alcuni esperti suggeriscono di utilizzare non più di cinque parole per riga e cinque righe per ogni diapositiva. “Non riempite la presentazione di parole e immagini”, afferma Kerr. “È davvero necessario che tutti gli elementi appaiano sullo schermo?”
3. Numero minimo di diapositive
Il tranello che tende PowerPoint sta nella sua capacità di trasmettere idee e supportare i commenti dell’oratore in modo conciso. Ma è difficile ottenere questo risultato utilizzando una moltitudine di numeri e statistiche. Nella maggior parte dei casi le presentazioni PowerPoint più efficaci non investono gli spettatori con cifre e numeri. Al contrario è preferibile lasciare questi dati per una fase successiva, che possa essere assimilata a fondo e affidata a documenti che vengono consegnati al termine della presentazione. Se si desidera sottolineare un dato statistico con PowerPoint, valutare la possibilità di utilizzare la grafica o un’immagine per comunicare l’aspetto importante. “Una volta, ad esempio, stavo parlando della diffusione dell’Alzheimer e ho utilizzato la fotografia di una donna anziana invece di mostrare semplicemente dei numeri”, spiega Kerr.
4. L’oratore non deve ripetere i dati contenuti nella presentazione PowerPoint
Una delle abitudini più diffuse ed errate degli utenti di PowerPoint consiste nel leggere semplicemente la presentazione davanti agli spettatori. Si tratta di un approccio ridondante, in cui la presenza dell’oratore ha come unica funzione quella di premere il pulsante di avanzamento delle diapositive. Inoltre rende mortalmente noiosa anche la presentazione visivamente migliore. PowerPoint dà il meglio di sé con i commenti orali, che arricchiscono la discussione, invece di ripetere semplicemente quello che appare sullo schermo. “Anche con PowerPoint è necessario stabilire un contatto diretto con gli spettatori”, spiega Roberta Prescott di The Prescott Group, un’azienda di consulenza nel campo delle telecomunicazioni con sede nel Connecticut. “Il pubblico non viene certo per vedere la vostra nuca.”
5. Temporizzazione dei commenti
Un altro potenziale campo minato è quello dei commenti dell’oratore che coincidono precisamente con la visualizzazione di una nuova diapositiva PowerPoint. Questa situazione spezza l’attenzione degli spettatori. Un programma ben orchestrato eseguito con PowerPoint deve prevedere la visualizzazione della nuova diapositiva, dare tempo agli spettatori di leggerla e assimilarla e quindi lasciare spazio per i commenti che ampliano e arricchiscono le informazioni visualizzate sullo schermo. “È una questione di tempi”, spiega Kerr. “Non parlate mai sopra le diapositive.”
6. Dare tempo agli spettatori
Anche in questo caso PowerPoint è più efficace come strumento visivo di supporto alle parole. Gli utenti esperti di PowerPoint non hanno paura di lasciare lo schermo vuoto di tanto in tanto. In questo modo gli spettatori possono riposare gli occhi per un attimo e l’attenzione si può concentrare sugli scambi verbali, quali ad esempio discussioni di gruppo o domande e risposte.
7. Utilizzare colori vivaci
Un contrasto evidente fra parole, immagini e sfondo può essere molto efficace per comunicare sia messaggi che emozioni.
8. Importazione di altre immagini e grafica
È consigliabile evitare di limitare la presentazione alle funzionalità offerte da PowerPoint. L’utilizzo di immagini e grafica esterni rendono più variegata e stimolante la presentazione, compresi i video. “Solitamente proietto uno o due video clip molto brevi prima della presentazione”, racconta Ramon Ray, un consulente tecnologico di New York. “Migliorano lo stato d’animo, trasmettono un messaggio e rompono il ghiaccio con gli spettatori.”
9. Distribuzione di documenti al termine e non durante la presentazione
Alcuni potrebbero non essere d’accordo su questo punto. Ma nessun oratore ama parlare a un pubblico occupato a leggere una grossa mole di materiale. Se non è assolutamente essenziale che gli spettatori seguano la documentazione durante la presentazione, è consigliabile aspettare la conclusione per distribuirla.
10. Modificare senza tentennamenti prima della presentazione
È essenziale non perdere mai la prospettiva degli spettatori. Dopo aver completato la bozza delle diapositive in PowerPoint, è utile immaginare di essere uno degli spettatori che ascoltano i vostri commenti ed eseguire un controllo accurato. Se qualcosa risulta poco convincente, deviante o poco chiaro, le modifiche devono essere radicali. Aumenteranno così le possibilità che la presentazione risulti efficace.
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